Privacidad y protección de datos - Sistema de atención telefónica Claudia
1. Responsable del tratamiento
Lorfides CB
CIF: E73918708
Calle Corredera, 2, 1.ª planta ? 30800 Lorca (Murcia)
Email: [email protected]
2. Delegada de Protección de Datos
Ana García González
Email: [email protected]
3. Qué es Claudia y qué datos recoge
La Notaría de Lorca utiliza un sistema de atención telefónica basado en inteligencia artificial denominado Claudia. Claudia atiende las llamadas entrantes, proporciona información sobre trámites notariales, deriva las llamadas a los empleados correspondientes y recoge avisos cuando los empleados no están disponibles.
Cuando llama a la notaría, Claudia puede recoger los siguientes datos personales:
- Número de teléfono, desde el que realiza la llamada (siempre, de forma automática).
- Nombre completo, únicamente cuando usted lo facilita voluntariamente durante la llamada.
- Motivo de la llamada, cuando usted lo describe durante la conversación.
Además, la llamada es grabada en su integridad por la plataforma de gestión de voz (Retell AI), lo que incluye el audio completo de la conversación.
4. Finalidad y base jurídica del tratamiento
Los datos se tratan con la finalidad de gestionar su solicitud de atención telefónica, derivar su llamada al empleado de la notaría que corresponda y, en su caso, dejarle un aviso para que le contacten.
La base jurídica del tratamiento es el interés legítimo de Lorfides CB en la gestión eficiente de las comunicaciones con sus clientes y colaboradores (artículo 6.1.f del Reglamento General de Protección de Datos).
5. Plazo de conservación
Los datos recogidos durante la llamada (nombre, teléfono y motivo) se conservan en nuestra base de datos durante un máximo de *90 días* desde la fecha de la llamada, transcurridos los cuales son eliminados de forma automática.
Las grabaciones de audio se conservan conforme a las condiciones establecidas por Retell AI como encargado del tratamiento, y en ningún caso por un plazo superior al necesario para la finalidad indicada.
6. Encargados del tratamiento
Para prestar el servicio de atención telefónica, Lorfides CB utiliza los siguientes proveedores tecnológicos que actúan como encargados del tratamiento bajo las instrucciones de Lorfides CB y con los que se han suscrito los correspondientes acuerdos de tratamiento de datos (DPA):
- Retell AI: plataforma de gestión del agente de voz y almacenamiento de grabaciones.
- Anthropic: modelo de inteligencia artificial utilizado para el procesamiento del lenguaje.
- Make (Integromat): plataforma de automatización del flujo de datos tras la llamada.
- Airtable: base de datos donde se registran los datos de la llamada.
- Slack Technologies: plataforma de mensajería interna utilizada para transmitir avisos al personal de la notaría cuando un empleado no está disponible.
- 360dialog / Meta (WhatsApp Business): plataforma utilizada para el envío de información al número de teléfono del cliente cuando este lo solicita expresamente durante la llamada.
Ninguno de estos proveedores utiliza sus datos para fines propios ni los cede a terceros.
7. Transferencias internacionales
Algunos de los proveedores indicados (Retell AI, Anthropic, Make, Airtable, Slack) están establecidos o procesan datos fuera del Espacio Económico Europeo, concretamente en Estados Unidos. Estas transferencias se realizan al amparo de las garantías adecuadas previstas en el RGPD, incluyendo las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o el marco EU-US Data Privacy Framework, según corresponda a cada proveedor.
8. Sus derechos
Puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos suyos tratamos.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación de sus datos de nuestra base de datos.
- Oposición y limitación: oponerse al tratamiento o solicitar que se limite.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado.
Cómo ejercer sus derechos:
Puede enviar su solicitud por cualquiera de estos medios:
- Email: [email protected] ? indique en el asunto "Ejercicio de derechos RGPD" y adjunte una copia de su DNI o documento identificativo equivalente.
- Teléfono: llamando al 968 46 65 49 y solicitando hablar con José Manuel Camacho. La solicitud verbal deberá confirmarse posteriormente por email a la dirección indicada para garantizar su identidad y dejar constancia de la solicitud.
- Presencialmente: en nuestras oficinas de Calle Corredera, 2, 1.ª planta, Lorca, en horario de atención al público.
Le responderemos en el plazo máximo de un mes desde la recepción de su solicitud.
Si considera que sus derechos no han sido atendidos correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
9. Uso de inteligencia artificial
De conformidad con el artículo 50 del Reglamento (UE) 2024/1689 sobre Inteligencia Artificial (AI Act), le informamos de que el sistema que atiende sus llamadas (Claudia) es un agente de voz basado en inteligencia artificial. Claudia se identifica como asistente virtual al inicio de cada llamada.
El sistema no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre usted ni realiza perfilado. Su única función es gestionar la atención telefónica y derivar las llamadas al personal de la notaría.
10. Contacto
Para cualquier consulta relacionada con el tratamiento de sus datos personales puede dirigirse a nuestra Delegada de Protección de Datos:
Ana García González